用户的需求具体体现在各种学习成绩的提供、保存、更新和查询方面，这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输入和输出。收集基本数据、数据结构及数据处理的流程，组成一份详尽的数据字典，为后面的具体设计打下基础。
1）用户为管理员用户；
2）管理员用户登陆后可进行管理员信息、货物信息及厂商信息等的维护，以且货物入库、货物出库及统计信息的维护；
经过系统功能分析和需求总结，考虑到将来功能上的扩展，设计如下的数据项和数据结构：
1）管理员信息，包括数据项：帐号，密码，权限等。
2）职员信息，包括数据项：职员ID，职员姓名，性别，电话，所在部门等。
3）货物信息，包括数据项：俄编号，货物名称，计量单位，供货厂商等。
5）销售信息，包括数据项：系统编号，货物名称，货物数量，销售价格等。
6）库存信息，包括数据项：系统编号，货物名称，统计数据等。
7）厂商信息，包括数据项：系统编号，厂商名称，负责人，电话，厂商地址等。